随着公司规模和业务扩大，公司文件资料越来越多，特别是通过 ISO认证的企业，文件资料更是数不胜数，除文控中心保存正本文件外，每个部门都需要保存一份COPY，为此公司需要投入大笔资金购买文件夹、资料柜、纸张、复印机及相应耗材，还要设置专人进行文件的复印、分发、签收、整理工作。

　　企业需要向各部门发布通知、通告等行政文件，但管理及查找不便； 各部门之间需要共享资料，传统的共享方式既复杂又不安全； 下级向上级呈交报告、请示，没有流程记录、阅读记录及反馈信息；在文件资料流转过程中，员工随意复印、复制、另存、打印等行为，造成文件资料外泄。

1 、 文件资料管理系统是一个专门以电脑网络方式管理文件资料的 OA 系统， 除可管理普通文件外，管理 ISO 文件资料更是它的拿手好戏。 实行严格的部门分级及人员权限管理，严格的权限再分配及保密制度，严格的公文流转程序，可对办公文档的审核和批准予以盖章、对通知通告可加盖公司印章、受控 ISO 文件可加盖受控章。

2、文件资料统一保存在Web服务器，无需打印、复印、分发，员工通过网络上传，阅读，无需上门签收，各部门无需再设专人管理。节约大笔购买文件夹、资料柜、纸张、复印机及相应耗材的资金。

3、系统可管理任何格式的电子文件，如图形文件、各种压缩包、OFFICE文件、PDF文件、音乐文件、视频文件等，CoreDraw、phtotshop、AutoCA、文本文件、网页文件、扫描文件，对图形文件自动生成图片列表。ISO质量体系文件，行政文件、通知、通告、规章制度、培训教材、工程图纸、项目文件等文件资料。

4、所有文件资料可设置经过审核及批准后才发布，公司高层凭密码进入网页后，对文件进行审核或批准操作，绝对正规安全。文件资料实行分级及权限管理，上级可随时就任意文件授权某些员工查看或限制其权利，每一文件均有阅读标记、阅读记录功能。方便了解员工是否阅读文件。

5、文件资料可设置有效保存期，到期会自动转入旧文件类别中；文件改版时，旧版文件仍然保留在旧文件类别中，作为痕迹参考。

6、按任意关键字查找所需文件。如文件主题、文件简介、上传者、批准人、上传日期等方式；鼠标移到链接上即弹出文件简介，无需打开文件即可知文件大概内容。

7、特设[我上传的文件]，方便用户了解自已上传了哪些文件，授予哪些人阅读，以及对方阅读情况；设有[我的签呈文件]，方便用户了解他的签呈文件中，哪些文件被审核了，哪些文件已批准了，哪些文件被退回了，哪些文件仍然等待中。

8、任何职员出差在外，都可通过Internet远程访问文件资料管理系统，上传最新工作报告、或浏览公司、部门最新文件，或对属于自已审核或批准的文件进行远程审批；或者以电子邮件形式，将工作报告向文管系统远程提交，让上级或同事第一时间获得你的资讯。

1 、 操作简单：友好直观的图形化 web 界面，让您更快掌握系统的使用。操作人员无须培训，和上网一样轻松，用户只需通过 IE 浏览器，一个帐号和一个密码即可

2 、 维护简便：基于 B/S 结构设计，客户端无须安装软件，系统的安装、升级只在服务器单点进行，系统管理员的日常维护工作相对简单、方便。

3 、 安全性好 ：多级用户权限控制，确保只有具备权限的用户才可获得受保护的信息。上级可随时就任意文件授权员工查看或剥夺其查看的权利。

4 、 扩展性好：同时支持局域网和广域网，接入系统后，任何职员在公司网内或远程网外均可看到公司或部门最新文件，随时随地获取重要的信息，真正实现移动办公和远程管理。

5 、 可定制性：可结合具体的企业管理模式定制要管理的文件类别、工作流，并随机构调整、人员变动等管理改革作出相应调整，而且支持在线定制和管理。

6 、 可搜索性：可按主题或简介查找相关文档，比纸张保存更容易查找。

7 、 可操作性：可任意应上级要求对离职、调职、新进员工批量变更文件访问权限，或对专用档案予以解密，管理倍感轻松。

8 、 提高效率：投入 1% 的资金和人力，解决用户 100% 的管理问题。只需 1 天时间，让用户很快就可以感受到网络化办公的高效和快捷。

9 、高保密性：部份文档完全只能阅读，无法修改、粘贴、复制、另存、打印等行为， 以免造成文件资料外泄 。